Складова ефективност

Какво е складова ефективност?

Измерването на складовата ефективност е задължителен елемент от измерването на ефективността на цялостната складова логистична система. За целта обаче е необходима целенасочена работа по разработване на точна система от показатели и систематизиране на необходимата информация.

Ефективността се получава, когато даден краен резултат се получи с минимално вложени средства на входа. Изследването на ефективността на складовите операции, извършвани в една организация, обаче изисква те да се разглеждат като елемент от един по-сложен процес, а именно – логистичния процес. Сложността му се определя от необходимостта за координиране на функциите по снабдяване, обработване на товарите и разпределението им  към клиентите.

Логистичният процес в склада е по-широк от технологичния процес и следва да включва: снабдяване, контрол върху доставките, разтоварване и приемане на товарите, вътрешно-складово транспортиране и превозване на товарите, складиране и съхранение на стоките, контрол и поддръжка на наличностите, отписване на стоките при тяхното изпращане, информационно обслужване на склада и други допълнителни дейности.

• Измерването на складовата ефективност изисква прилагане на предварително разработена система от показатели;
• След отчитане на складовата ефективност е целесъобразно сравняване на текущите показатели с добрите световни практики;
• Ключът към повишаване на складовата ефективност е основно в намаляване на работното съдържание. Основно това може да се постигне с експедитивна обработка на материалите и информацията, тъй като при всяко обработване на единица стока или документация се увеличават времето и ресурсите, необходими за тази операция и в резултат на това се повишава и вероятността за допускане на грешки.

Как да се изследват възможностите за измерване на складовата ефективност, като се анализират отделните складови операции. На тази основа следва да изградим методология за степенуване на складовите операции и да потърсим начини за съпоставяне (гап-анализ) на използваните складови операции с най-добрите световни практики.

Основни характеристики на складовите операции

Основна задача на снабдяването със стоки е да се осигурят стоки или материали в склада. Отчитането и контрола на постъпленията в склада дава възможност да се осигури ритмична обработка на товаропотоците, максимално да се използва обемът на склада и необходимите условия за съхранение, както и да се намали времето за съхраняване на запасите, а с това да се увеличи оборотът на склада.

При приемането на стоките в склада е необходимо да се отчетат условията за доставки, предвидени в договорите. На тази база се извършва предварителна подготовка на местата за разтоварване, подготвят се съответните транспортни средства и необходимото товаро-разтоварно оборудване.[1] На този етап от логистичния процес в склада се извършват следните операции:

• разтоварване от транспортното средство;
• контрол върху документацията и физическото състояние на доставката;
• документално оформяне на товарите с помощта на информационната система;
• формиране на складови товарни единици.

Вътрешноскладовият транспорт включва преместване на товарите между различните зони на склада – от разтоварната рампа в зоната за приемане, през зоната за съхранение до комплектоване и натоварване. Често срещана практика е зоните за приемане и зоните за съхранение да бъдат маркирани, като системата за управление на склада стриктно спазва преминаването на стоките между тези две зони да става при стриктно спазване на съответните складови процедури.

При транспортирането на товарите в склада целта е то да се осъществява в минималното време и пространство и по най-късите маршрути.

Системата за складиране е целесъобразно да включва разполагане на товарите в склада и тяхното рационално управление. При разработването на системата за складиране се отчитат всички връзки между товарните потоци и свързаните с тях фактори (параметри на склада, разполагаеми технически средства, особености на товарите и други).

Системата на складиране се реализира, чрез следните основни елементи:

• складова товарна единица;
• вид на складирането;
• складово оборудване;
• система за комплектация и други.

Видът на складиране предполага избора на технологично оборудване, на което да се складират стоките и формите на разместването им в складовото стопанство. Върху избора оказват влияние следните фактори: складовата площ, височината на склада, използваните товароносители, обемът на доставените партиди, особеностите на комисионирането, свободният достъп до товарите и други.

Подбирането е систематизиране на определени частни количества от общото количество въз основа на информация за изпълнение на заявките. Съществуват разнообразни схеми на системите за комисиониране, определени от различното съчетание на следните елементи, а именно:

• изходно положение на стоката по отношение на комисиониращия – статично и динамично;
• преместване на стоките в пространството – еднодименсионно и многодименсионно;
• начин на изпълнение на комисионирането – с помощта и без помощта на технически средства и други.

Логистичният процес в съвременния склад предполага и наличието на управляващи системи на информационните потоци, чиято основна цел е осъществяването на:

• управление на приемането и експедирането на стоките;
• управление на запасите;
• обработване на постъпващите документи;
• подготовка на съпровождащите документи при експедиция на стоките.

В зависимост от равнището на организация на програмно-техническите средства се разграничават:

• ръчна обработка на информацията;
• обработка на информацията в пакетен режим – обработка на данни за постъпили и експедирани стоки, които периодично се обработват;
• обработка на информацията в реално време – в този случай информацията се въвежда в компютърната техника едновременно с движението на стоките.

Измерване на складовата ефективност

Общопризнато е, че човешкият потенциал е един от най-ценните, които притежава дадена организация. Необходимо е той да се развива, изследва и обогатява.
Мотивацията е с особена тежест в момента на членството на България в Европейския съюз.
Днес е необходимо насърчаването на мотивацията за труд и внедряването на нови, съвременни мотивационни методи, промяна в нагласите, поведението на индивидите и групите, формиране на нова ценностна система в целия персонал на предприятието.

Само онези предприятия, които успеят да предложат на персонала си необходимите и желани стимули, ще успеят да го задържат и привлекат, което би довело до цялостен успех в дейността им.
Предизвикателствата, които стоят пред организацията (в частност бизнес-предприятието) налагат да се промени философията на цялостната и мотивационна стратегия. Трябва да се създаде нова ценностна система от управленските кадри, с цел усвояване на знания и умения за правилното мотивиране на персонала, за изучаване нуждите, опознаване европейския опит и добри практики и прилагането им у нас.

Бизнесът се конкурира на базата на финансовата, производствената, качествената и времевата ефективност. Важно е складът да се изследва с помощта на тези бизнес измерители, тъй като дори частните складове днес се съревновават с аутсорсинг организациите, предлагащи складови услуги. Ако един частен склад не е конкурентноспособен спрямо потенциалният аутсорсинг партньор, частния собственик на склад може да преразгледа нуждата от свой собствен склад.

Целесъобразно е прилагането на следната система от показатели за измерване на ефективността:

Финансова ефективност на склада.

При изследване на финансовата ефективност на складовите операции всеки склад следва да изгради своя програма за оценка на разходите на база основните дейности, които се изпълняват в него. Пример за това е  даден на таблица № 1.

Показатели за производителност.

Най-популярният и традиционен показател за складовата ефективност е производителността. Общото определение за производителност е съотношението на резултатът на изхода при използване на даден ресурс спрямо входа от вложените необходими ресурси за постигането на този резултат.

За изследване на този показател е препоръчителен мониторинг на производителността и ефективността на ключовите ресурси в склада каквито са работната ръка, площта, системите за обработка на материалите и системите за управление на склада. Обикновено за измерване на общата трудова производителност се изследва съотношението на броя на складовите единици, които са изпратени в заявките или теглото на стоките, които са изпратени от склада спрямо броят човеко-часове в изпълнение на складовите операции.

Използвани изолирано обаче показателите за трудова производителност могат да се окажат силно подвеждащ показател. Например, при дадена складова организация може да се получи много висока производителност на труда, която да се постигне чрез неподходящо високи инвестиции в материални и информационни системи за обработка на стоките.

Плътността на съхраняване като съотношение между наличния капацитет за съхраняване, който се използва към общата площ на склада също е препоръчителен индикатор за оценяване. Обикновено се представя в стойност, обем, единици или позиции от запасите, които могат да бъдат разположени на един квадратен метър.

Показатели за качество на складовата дейност

Целесъобразно е да се посочат четири ключови показателя за този тип измерване на складовата ефективност – два за входящото обработване и два за изходящото обработване на материалите:

• точност на манипулациите за подреждане в склада – процент на материалите, които са поставени на правилното им място в склада;
• точност на запасите – процент на запасите, разположени в склада, които са записани правилно в отчетността;
• точност на подбора – процент на подбраните стокови линии без допуснати грешки;
• точност на изпращане – процент на заявените линии, изпратени без допуснати грешки.

Времеви измерители на складовата ефективност

В случая вниманието се насочва към времето за изпълнение на един цикъл в следните две направления:

• от рампата до мястото за съхранение – времето от пристигане на стоките в района на склада до готовността им за комисиониране или изпращане;
• складово време за един цикъл на обслужване на външен потребител – времето от изпращане на заявката в склада до нейното комисиониране, опаковане и готовност за изпращане.

Значение и приложение на гап-анализа

Складовата ефективност е функция от изпълняваните практики в склада. С други думи, показателите за ефективност, добри или лоши са пряк резултат от вида и управлението на отделните складови процеси. В основата на всичко са процесите, политиките и процедурите, които се изпълняват вътре в самият склад.[4]

Гап-анализът е един от методите за оценка на складовите практики от гледна точка на тяхната ефективност. Основната трудност при неговото прилагане се състои в това, че описанията на практиките при отделните складове не са количествено измерими. Вместо това за всяка функционална дейност в склада – приемане, подреждане, съхранение, попълване на запасите, определяне на мястото за съхранение, комисиониране, изпращане и комуникации може да се избере една от степените по 5–степенната скала за измерване на най-добрите практики в света (5-а степен), средните нива на ефективност (3-а степен) и най-ниските такива (от 1-а степен)

Складови операции от първа степен – приемането преминава по следния начин: доставката пристига в склада неочаквано. В склада няма информация също за това какво има в нея и дали и/или кога същата е била заявена. Тъй като не сме очаквали идването на доставката, нямаме наличен персонал за разтоварване на транспортното средство и свободна рампа за това. Когато персоналът и платформата бъдат осигурени, ние отваряме вратата на транспортното средство, разтоварваме доставката и я поставяме на рампата. След това  се появява служител, който с помощта на хартиен носител сравнява заявката със съдържанието на доставката и при нужда нанася съответните корекции. В процеса се включва и оператор на вилкоповдигач, който подрежда доставката в склада, като поставя стоките на най-близкото и удобно място за съхранение, което се опитва да запамети.  За съжаление, този пример се отнася в голяма степен за повечето настоящи складови операции у нас.

Складови операции от пета степен – такива са складовите процеси в едно Американско производствено предприятие – Burligton Industries [3]. В този случай палетите, излизащи от производствените линии се натоварват направо на изходящите транспортни средства за тяхното изпращане. Всеки палет притежава бар-код идентификационна табела, която операторът на вилкоподвигача сканира в момента на повдигане на товара в края на производствената линия. Когато операторът на вилкоповдигача отнесе товара върху изходящото транспортно средство, той сканира бар-код етикета върху транспортното средство, за да въведе вече натовареното количество. Когато всички палети бъдат натоварени върху транспортното средство, диспечерът изпраща предварителен ноутис за изпращане на товара към потребителя, посочващ времето на изпращане на товара, точното разположение на всеки палет в транспортното средство и прогнозираното време за пристигане при клиента.

В допълнение, всяко изходящо транспортно средство притежава радио-честотен етикет, поставен на предното стъкло. При придвижването на транспортното средство към клиента, разположените на всеки 15 километра по магистралата антени разчитат радио-честотният етикет и обновяват информацията в потребителската информационна система относно местоположението и очакваното време за пристигане. При това времето за обработката на информацията трябва да не надвишава критичното за даден тип операция .  И тъй като приемането на стоките е било организирано по график от клиента, за него предварително са назначени рампа за приемане и екип по разтоварването.

С разтоварването на всеки палет на рампата, регистрационната бар-код табела се сканира за отправяне на запитване за последващото обработване на товара. Първата проверка, която се прави в системата е за възможен кросдокинг. Ако към момента стоката се изисква от изходяща заявка, операторът на вилкоповдигача се отправя, за да отнесе товара към транспортното средство, в което се подготвя за изпращане съответната заявка. В противен случай, складовият оператор се отправя към предварително зададена локация (определена от системата за управление на склада преди пристигане на товара) за съответната стока. Първият избор би бил основната зона за подбиране, ако същата се нуждае от презареждане, а след това се допопълва и резервната зона.